Datová schránka – jak na přihlášení a založení 2024

V dnešní digitální době je efektivní komunikace základním prvkem pro úspěch. Jeden z hlavních nástrojů pro komunikaci se stala datová schránka. Slovo datovka se momentálně ozývá ze všech stran, týká se jak právnických osob, tak fyzických osob. Není na škodu se o datovce dozvědět několik základních informací. Co je to datová schránka? Jak probíhá její zřízení? Pro koho je povinná?

V moderní době probíhá digitalizace na celém světě. Všichni se snaží omezovat tisk a spotřebu papíru. Díky datové schránce je možné zcela odstranit papírování v určité oblasti. Díky ní může být v elektronické formě pod kontrolou komunikace mezi úřady, firmami a občany České republiky. Bližší informace o datové schránce jsou obsaženy v článku. Názor, zda je datová schránka pozitivní, či negativní přínos, si musí každý udělat sám.

Co je datová schránka a jak funguje?

Datová schránka je elektronický systém podobný emailu, díky němuž je umožněn přenos dokumentů a informací mezi subjekty. Jde o bezpečný způsob kontaktu. Hlavním cílem je bezpečný a rychlý přenos od jednoho subjektu k druhému.

Datovou schránku v České republice zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. To zajišťuje a je podepsáno pod zabezpečením přenosu všech citlivých dat. Samotný provozovatel je Česká pošta. Datová schránka funguje na maximálním zabezpečení a ověření totožnosti. Díky tomuto prvku je vše, co je odesláno do datové schránky, považováno za doručené do vlastních rukou. Datová schránka je v podstatě ověřený podpis.

Díky datové schránce je možné ušetřit za poplatky při vyřizování papírových dokumentů. A jaká je cena datové schránky? Tato služba je pro všechny zdarma.

K čemu je založení datové schránky?

Prostřednictvím datových schránek je možné přijímat a odesílat elektronické zprávy, zjišťovat stavy odeslaných zpráv, přijímat doklady či ověřovat, zda má adresát datovou schránku aktivní. Datové schránky umí používat elektronické formuláře. Jejich fungování se dá přirovnat k internetovému bankovnictví. Komunikace probíhá s úřadem, nikoliv však s jednotlivými úředníky.

Díky datové schránce je možné posílat všechny důležité dokumenty, jako jsou například daňová přiznání. Existují však jisté dokumenty, které nelze převést do listinné podoby a nelze je využít jako dokument v datové schránce. Jde například o všechny typy průkazů, lovecké lístky, losy a technické výkresy.

Datové schránky se zavedly z několika důvodů:

• usnadnění komunikace
• zlepšení doručení zpráv
• snížení nákladů
• zpětné prokazování doručení

Datová schránka je elektronické úložiště. Ačkoliv můžou vzniknout obavy z velikosti a množství možných dokumentů, tak kapacita datové schránky není nijak omezena.

Povinná datová schránka – OSVČ, ostatní fyzické osoby

Rok 2023 se stal průlomovým v oblasti datových schránek. Datové schránky byly 1. 1. 2023 hromadně zřízeny a aktivovány všem podnikatelům. Jde o snahu o zefektivnění komunikace. Cílem bylo, aby podnikatelé nemuseli chodit na úřad a ztrácet čas. Díky tomuto nástroji odpadnou obchůzky úřadů a vše bude probíhat elektronicky odkudkoliv.

Datová schránka v roce 2023 byla povinně zřízena:

• všem právnickým osobám, které ji doposud neměli zřízenou (například nadace, společenství vlastníků jednotek či obecně prospěšné společnosti)
• fyzickým podnikajícím osobám, tedy jde o všechny živnostníky a další osoby samostatně výdělečně činné, a to včetně OSVČ bez identifikačního čísla
• orgánům vykonávajícím veřejnou moc

Ministerstvo vnitra nakonec vyřadilo fyzické osoby, které byly z určitého důvodu na seznamu pro zřízení.

Datová schránka pro fyzickou osobu

V původním plánu mělo ministerstvo vnitra zakládat datovou schránku i nepodnikajícím fyzickým osobám. Jednalo se o osoby, které využívají Bankovní identitu, eObčanku nebo Moje ID. Díky těmto nástrojům jsou tyto fyzické osoby dostatečně informovaní o digitální komunikaci s institucemi a je jim možno zřídit datovou schránku pro fyzické osoby.

Ministerstvo vnitra nakonec od plánu ustoupilo, protože uznalo, že by mohlo jít o přílišné zatížení občana. Proto se změny o datových schránkách z roku 2023 netýkají nepodnikajících fyzických osob.

Samozřejmě nepodnikající fyzická osoba má možnost si zřídit datovou schránku zcela dobrovolně. Pokud jde o cenu datové schránky, zřízení této služby je zdarma.

Jak lze zřídit datovou schránku:

• datovou schránku lze zřídit online na portálu občana
• osobně na kontaktních místech CzechPointu; zde je potřeba platný doklad totožnosti
• pomocí papírového formuláře, který bude odeslán na adresu Ministerstva vnitra

Všechno ohledně zřízení a správy datové schránky je zcela zdarma. Ceny spojené s datovou schránku se tedy nemusí nikdo obávat.

Datová schránka pro OSVČ (i s pozastavenou živností)

Pro OSVČ je datová schránka od roku 2023 povinná. Do konce roku 2022 bylo užívání datových schránek pro OSVČ pouze dobrovolné. Všem byla na začátku roku 2023 zřízena automaticky. Fyzické podnikající osoby, živnostníci a další osoby samostatně výdělečně činné, tedy i OSVČ bez identifikačního čísla, mají povinnost nově komunikovat se státem prostřednictvím datové schránky.

Datová schránka byla zřízena i při pozastavené živnosti. Pozastavení živnosti není důvod pro nezřízení datové schránky, jelikož je subjekt stále vedený v rejstříku. Jediným důvodem je tak úplné zrušení živnosti a vymazání subjektu z rejstříku.

Datová schránka, která byla zřízena ze zákona, nejde ani znepřístupnit na podanou žádost. Po celou dobu, kdy je subjekt veden v rejstříku, datová schránka funguje.

Pokud se OSVČ do schránky nepřihlásí může dojít k problémům. Do datové schránky jsou zasílány všechny dokumenty a ignorování tedy není dobrý způsob řešení.

Moje datová schránka – přihlášení jménem a heslem

Pro správu datové schránky je aplikace pro počítače, zde je možné se do datové schránky přihlásit jménem a heslem. Aplikace moje datová schránka, mojedatovaschranka.cz je velmi intuitivní pro ty, kteří využívají email.

Aktivování datové schránky probíhá automaticky. Přihlašovací údaje jsou zaslány na email, nebo poštou. Datová schránka je aktivována po prvním přihlášení, nebo 15. dnem od doručení přihlašovacího jména a hesla. Jakmile se do datové schránky vstoupí, ihned je připravena k užívání.

Vstup do datové schránky samotné je velmi snadný. Stačí přejít na portál mojedatovaschranka.cz. Na stránce moje datová schránka stačí zadat přihlašovací jméno a vygenerované heslo. Takto došlo k aktivaci a nastává automatická změna hesla. Bez změny hesla nejde schránku využívat. Po změně hesla je také potřeba zadat svou emailovou adresu, kam budou chodit upozornění na příchozí dokumenty. Je také možnost dostávat SMS upozornění, ta jsou však zpoplatněna.

Posílání funguje podobným způsobem jako email. Stačí vyplnit adresáta, předmět a připojit dokument. Není zapotřebí psát text.

U datové schránky dochází k automatickému mazání zpráv po třech měsících od doručení. O archivaci zpráv je nutné zažádat.

Možnosti, jak nepřijít o obsah datové schránky:

• datový trezor – zprávy se po 90 dnech nesmažou z datové schránky; jde o zpoplatněnou formu
• úložiště v Portálu občana – úložiště pro 1GB
• zprávy včas stáhnout a uložit do počítače

Také mohou nastat jisté komplikace se lhůtou doručení. Pokud se subjekt přihlásí do datové schránky, automaticky bude dokument brán jako doručený. Ovšem v případě, kdy nedojde k přihlášení, je nastaveno, že za doručeno se považuje po 10 dnech neaktivity. To může být problém například při dovolené nebo dlouhé nemoci. Je dobré si tedy v datové schránce nastavit upozornění, aby žádná nová zpráva neunikla pozornosti.

Výhody zřízení datové schránky

Datová schránka přináší řadu výhod pro všechny uživatele.

Zde jsou některé z hlavních výhod datové schránky:

1. Efektivita: Datová schránka umožňuje rychlý a pohodlný přenos dokumentů. Komunikace probíhá online. Uživatelé mohou okamžitě doručit a obdržet dokumenty, což šetří čas a zvyšuje efektivitu jejich práce.
2. Snadná správa dokumentů: Datová schránka poskytuje uživatelům centrální úložiště pro jejich doručené a odeslané dokumenty. To usnadňuje jejich vyhledávání, řazení a archivaci.
3. Bezpečnost dat: Datová schránka je zabezpečena proti neoprávněnému přístupu a poskytuje ochranu citlivých informací. Komunikace je šifrována a datová schránka splňuje přísné bezpečnostní standardy. To zajišťuje, že přenášená data jsou chráněna a důvěrná informace zůstávají soukromé.
4. Ekologie: Používání datové schránky přispívá k ochraně životního prostředí. Snížením množství tištěných dokumentů se šetří papír a energie potřebná pro jejich výrobu a distribuci.

Využívání datové schránky v České republice přináší výše zmíněné výhody a přispívá k modernizaci komunikace a správy dat. Efektivita, snadná správa dokumentů a bezpečnost dat jsou jen některé z důvodů, proč datová schránka získává stále větší důležitost.

Nevýhody zřízení datové schránky

Přestože datová schránka přináší mnoho výhod, existují také některé nevýhody, které je třeba zvážit:

1. Přizpůsobení a náklady: Přechod na používání datové schránky vyžaduje časové investice. Uživatelé se musí seznámit s prostředím datové schránky.
2. Správa a archivace dat: Uživatelé by měli být odpovědní za pravidelné zálohování a správu svých datových schránek. Nepravidelné přihlašování může znamenat, že dokumenty nebudou přečteny včas.
3. Omezená flexibilita: Datová schránka je určena především pro přenos oficiálních dokumentů a komunikaci s veřejnou správou na organizační úrovni. Pokud uživatelé potřebují komunikovat s jednotlivci, datová schránka tuto možnost nedovoluje.
4. Závislost na technologiích: Používání datové schránky vyžaduje spolehlivou a dostupnou technologii, jako je internetové připojení a počítačové vybavení. V případě technických problémů nebo výpadku internetu může být komunikace přes datovou schránku přerušena, což může způsobit nepříjemnosti a zpoždění.

Je důležité zvážit tyto teoretické nevýhody při využívání datové schránky. Přestože výhody převažují, je nezbytné připravit se na tyto možné problémy.

Zapomenuté heslo do datové schránky

Každému se jistě stalo, že ztratil nebo zapomněl přihlašovací údaje. Dnes má každý nespočet aplikací a stránek, kde se musí přihlásit. Není se tedy čemu divit, když se nějaké heslo vytratí. Pro vstup do datové schránky je zapotřebí jméno a heslo. Pokud se stane, že jsou ztracena, existuje možnost, jak dostat nové.

Možnosti jsou dvě:

• přihlášení do datové schránky pomocí identity občana – jde o elektronické ověření, které se propojí s datovou schránkou
• návštěva kontaktního místa CzechPOINT – zde podat osobní žádost o nové údaje

Není tedy potřeba se obávat, že při ztrátě údajů se do schránky již nikdo nedostane.

Datová schránka a daňové přiznání

V případě povinnosti mít zřízenou datovou schránku vzniká povinnost na podání daňového přiznání pomoci datové schránky v elektronické podobě. Pokud bylo dosud daňové přiznání podáváno v papírové podobě, je nutné od roku 2023 přejít na elektronické podání.

Pokud bylo daňové přiznání podáno v listinné podobě, měla by se zjednat náprava a podat ho v elektronické formě. Finanční úřad by měl poslat dopis s vyjádřením očekávání nápravy. Pokud nebude provedena, hrozí finanční pokuta.

Daňové přiznání podané pomocí datové schránky musí mít předepsaný formulář, nestačí pouze naskenovat listinnou podobu. Lze ho odeslat z online portálu finanční správy mojedane.cz, kam se lze přihlásit pomoci údajů do datové schránky. Tímto přihlášením lze podat nejsnáze daňové přiznání. Na portálu se objeví formulář, do kterého se pouze vpisují údaje.

Datová schránka a VZP

Datovou schránku lze využívat pro komunikaci s pojišťovnou VZP. Pomocí datové schránky je možné vstoupit do aplikace Moje VZP. OSVČ mohou díky tomu podávat přehledy elektronicky. Usnadní to tak celé vyřizování. Funguje na principu interaktivního formuláře. Stačí jen zadat daňový základ a zkontrolovat, zda se všechny údaje vyplnily správně.

Pokud se OSVČ rozhodne podat tiskopis pomocí datové schránky přímo, nikoliv pomocí aplikace Moje VZP, je dobré ho uložit do formátu pdf.

Datová schránka se zdá být pozitivní krok k současné snaze o digitalizaci. Postupným propojováním státní správy a jejích portálů se usnadňuje komunikace a odesílání dokumentů. Je však důležité si uvědomit, že jde o techniku, a ta může selhat. Pro využívání datové schránky je potřeba mít připojení k internetu a umět se orientovat v internetovém prostředí, což pro některé osoby může být problém. Čas ukáže, zda bylo povinné zřízení datových schránek pro OSVČ správným krokem.