Evidence pracovní doby – vzor výkazu ke stažení

Evidence pracovní doby a pracovní docházky zaměstnance nebo týmu zaměstnanců jsou procesy, které zajišťují že, dostávají odpovídající mzdu. Zároveň se tímto způsobem vedou přesné a uspořádané záznamy pro účely výkaznictví a sestavování rozpočtu. Pro organizaci je důležité zajistit, aby výpočty mezd byly přesné a aktuální. V článku se nachází formulář pracovní docházky ke stažení zdarma.

Docházka a čas se sleduje pomocí různých metod a technologií, včetně děrných štítků, biometrických čteček, čárových kódů a digitálních časových výkazů. Elektronická evidence docházky je asi nejběžnější. Podniky mohou k evidenci pracovní doby svých zaměstnanců používat kombinaci těchto systémů, které jim umožňují ukládat, sledovat a vykazovat záznamy o pracovní docházce zaměstnanců.

Záznamy o pracovní době a docházce jsou nezbytné pro přesné zpracování mezd a pro zajištění správného vyplácení mezd zaměstnancům. Díky přesným údajům mohou podniky předejít pracovněprávním sporům a závazkům a poskytovat lepší služby zákazníkům.

Díky přesné a uspořádané evidenci pracovní doby a docházky mohou být organizace lépe připraveny činit informovaná rozhodnutí o svých zaměstnancích a provozu.

K čemu slouží evidence docházky a evidence pracovní doby?

Evidenci pracovní doby a pracovní docházky podniky obvykle používají ke sledování nákladů na pracovní sílu a k provádění časově náročných operací. Znalost toho, kolik hodin zaměstnanci za týden nebo měsíc odpracovali, je pro manažery neocenitelnou informací, která jim umožňuje lépe se rozhodovat ohledně sestavování rozpočtu, organizace personálu a budoucích personálních potřeb.

Je také velmi užitečná pro zpracování mezd. V případě elektronické evidence docházky dochází ke značnému zjednodušení a rychlému přenosu dat, což nakládání z daty dost usnadňuje.

Podniky mohou údaje o pracovní docházce využívat k výpočtu sazeb za přesčasy zaměstnanců, k zajištění toho, aby byla zaměstnancům vyplácena správná mzda, k porovnání odpracovaných hodin s hodinami účtovanými zákazníkům a k zajištění toho, aby každý zaměstnanec dostal správný počet dnů dovolené a volna.

Kromě toho se informace o pracovní době a docházce používají ke sledování produktivity zaměstnanců a k identifikaci oblastí, kde by mohlo dojít ke zlepšení pracovních výkonů.

Evidence pracovní doby a evidence docházky slouží také k tomu, aby společnosti dodržovaly pracovněprávní předpisy. Pokud podniky dodržují pracovní předpisy, mohou se vyhnout nákladným soudním sporům a dalším souvisejícím nákladům.

Sledováním pracovní doby svých zaměstnanců v souladu s pracovním právem mohou podniky zajistit, že zaměstnance řádně odměňují a vyhnou se závazkům souvisejícím s mzdou za přesčasy, požadavky na minimální mzdu, přestávkami na jídlo a dalšími zákonnými povinnostmi.

Evidence pracovní doby vs. evidence docházky

Tyto dva pojmy jsou často v této oblasti zaměňovány. Je třeba si ale uvědomit, že evidence pracovní doby vs. evidence docházky jsou dva pojmy, které jsou odlišné.

Evidence pracovní doby je vymezení pracovní doby zaměstnance. Evidence pracovní docházky ale eviduje čas, kdy zaměstnanec přišel a odešel ze zaměstnání.

Záznamy o pracovní době a údaje o docházce lze použít k vytváření přehledů, které poskytují přehled o celkové výkonnosti a produktivitě zaměstnanců.

Díky údajům o docházce je možné identifikovat problémové oblasti, kde pracovníci nejsou tak produktivní, sledovat klíčové ukazatele výkonnosti a stanovovat cíle a zjišťovat trendy v pracovní době. Výkazy lze také použít pro účely plánování, aby bylo možné identifikovat období nejvyšší aktivity a podle toho plánovat personální strukturu.

Jak se zaznamenává pracovní docházka?

Zaznamenávání a evidence pracovní docházky není povinností každého zaměstnavatele a zákoník práce ji nenařizuje. Je ale velmi užitečná, jak jsme uvedli výše.

Záznamy o docházce se nejčastěji vedou například formě knihy jízd zaměstnanců, pokud jde o řidiče, nebo digitálního systému timesheetů, pokud se jedná o práci například z domova, na dálku. Vzor výkazu pracovní docházky poskytne lepší přehled o zaznamenávání údajů.

Timesheety jsou obvykle elektronické a umožňují organizacím snadno sledovat údaje o pracovní době a docházce všech zaměstnanců. Timesheety se obvykle zaznamenávají denně nebo týdně a lze je použít k výpočtu mzdy na základě přesčasových hodin a běžné pracovní doby.

Záznamy o evidenci pracovní docházky se obvykle zaznamenávají také pomocí elektronické evidence docházky. To buď za pomocí elektronických karet nebo čipů, dnes není neobvyklé ani biometrické ověření, například otiskem prstu.

Nejdostupnější a nejlevnější je zaznamenávat do formuláře pracovní docházku ručně. Vzor evidence pracovní docházky může poradit, jak taková evidence docházky vypadá. Zakoupit lze také přímo docházkovou knihu.

Nejčastější způsoby evidence docházky

Je několik způsobů, jak evidovat docházku zaměstnanců, zde jsou nejčastěji využívané způsoby:

• elektronické karty
• elektronické čipy
• biometrická identifikace
• elektronické docházkové počítačové programy
• timesheety
• papírový formulář pracovní docházky

Technologie je v tomto ohledu velice nápomocná a celou evidenci usnadňuje.

Elektronická evidence docházky má mnoho výhod. Zaměstnavatel tak má usnadněnou práci s papírováním, ale také snižuje riziko chyb, kterých se může zapisovatel při papírové evidenci dopustit. Docházkové systémy jsou rychlé, přehledné, a může je používat i více uživatelů najednou.

Základem je kvalitní a dobře fungující čtečka, která bude spolupracovat například s identifikačními kartami nebo čipy. Odchody a příchody zaměstnanců se tak zaznamenávají automaticky v reálném čase a informace tak získávat i na dálku. Navíc lze velmi rychle vytvořit ze zadaných dat podklady pro účtárnu a následné sestavení rozpočtu či mezd.

Elektronické evidence docházky představují určitou investici, nicméně taková investice se vrátí v podobě času, který tento systém ušetří. Pokud není o elektronickou evidenci docházky zájem, lze získat formuláře pracovní docházky ke stažení zdarma.

Evidence pracovní doby

Evidence pracovní doby je pro zaměstnavatele povinná. Zákoník práce nijak neurčuje, jakou formou má být evidence pracovní doby zaznamenávána. Je ale důležité vést tuto evidenci tak, aby bylo kdykoliv možno v případě potřeby předložit podklady inspekci práce. Musí být samozřejmě přehledná a srozumitelná.

Tato formalita je nejčastějším předmětem kontroly inspekce práce. Zaměstnavatel má několik možností, jak evidenci docházky zaznamenávat a zároveň musí být předložena zaměstnanci, pokud o to zaměstnavatele požádá a měla by být archivována pod určitou dobu, aby bylo možné do evidence pracovní doby nahlížet i zpětně.

Pracovní doba je vymezení času, kdy má zaměstnanec práci vykonávat. Zaměstnavatel musí evidovat pracovní dobu, práci přesčas, noční práci, aktivní část pracovní pohotovosti a neaktivní část. V případě, že zaměstnavatel bude zaznamenávat i například obědové pauzy, bezproblémově tak prokáže inspekci práce, že dodržuje přestávky v práci zaměstnance.

Formulář pracovní docházky ke stažení zdarma

Vzor výkazu pracovní docházky si stačí vytisknout. Pro elektronickou evidenci pracovní doby je možné využít online nástroje k tomu určené.

Evidence docházky

Ta není na rozdíl od evidence pracovní doby zákoníkem nařízena. Není tedy povinná, ale stejně je ve většině případů vedena. V evidenci pracovní doby a evidenci pracovní docházky je vždy rozdíl, neboť zaměstnanec většinou chodí do práce ještě před začátkem pracovní doby a také se může na pracovišti zdržet přesčas.

Pokud se v zaměstnání přesčasy proplácí, touto evidencí docházky je poté průkazné, že si zaměstnanec odměnu za práci přesčas zaslouží. Evidence docházky je evidování doby, během níž se zaměstnanec nachází na pracovišti, bez přesné informace za jakým účelem.

Do evidence pracovní docházky se obvykle zaznamenává den a čas, kdy byl zaměstnanec přítomný na pracovišti, dovolená zaměstnance nebo překážky v práci na straně zaměstnance, to může být například návštěva lékaře, neschopenka nebo jiné překážky v souladu se zákoníkem práce. Vzor pracovní docházky je ke stažení v článku.

Pokud jde tedy o otázku evidence pracovní doby vs. evidence docházky, je odpověď taková, že evidence pracovní doby je povinná, evidence pracovní docházky nikoliv. Obě evidence jsou však velmi užitečné a často potřebné.