Souhlas s umístěním sídla společnosti – vzor, podmínky, jak funguje

Souhlas s umístěním sídla společnosti může být často spornou otázkou, zejména mezi vlastníky společnosti a vlastníky nemovitosti, na které je sídlo umístěno. V případě vzniku nové společnosti bez souhlasu vlastníka s umístěním sídla společnosti může být projekt opožděn, případně úplně zastaven, což může být velmi nepříjemné pro všechny zúčastněné strany. Pro úspěšné dokončení takového projektu je nezbytné získat nejen souhlas vlastníků společnosti, ale také souhlas vlastníků nemovitosti.

Před zahájením založením nové firmy nebo také v případě, že se firma stěhuje do prostor jiné nemovitosti, je nejprve nutné získat souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla společnosti. Ve většině případů není zajištění souhlasu vlastníka nemovitosti komplikované.

Co je to sídlo společnosti?

Sídlo společnosti je podle českého práva místo, které označuje adresu, na které sídlí fyzická či právnická osoba provozující firmu. Taková osoba je zapsána ve veřejném rejstříku, a to většinou v rejstříku obchodním.

Sídlo je nutné a vždy je nutno uvést. Takové sídlo může mít každý podnikatel pouze jedno a předpokládá se, že na takovém sídle skutečně sídlí. Právnická osoba jej uvádí již při zřizování právnické osoby, fyzická osoba jej uvádí například tehdy, když si zřizuje živnostenský list. V případě změny sídla společnosti je nutno dát vědět změnu všem příslušným úřadům a změnit jej ve všech právních dokumentech a rejstřících, kde se sídlo uvádí.

Pokud je sídlo v jiné budově či na místě, které právnické nebo fyzické osobě nepatří, je nutné získat souhlas s umístěním sídla společnosti. Vzor v PDF či Word dokumentu je k dispozici níže.

Souhlas s umístěním sídla společnosti – vzor (PDF, Word)

Vzor souhlasu s umístěním sídla společnosti v PDF nebo Word dokumentu si lze stáhnout zdarma. Stačí ho vyplnit a následně použít.

• Souhlas s umístěním sídla společnosti – vzor (PDF)
• Souhlas s umístěním sídla společnosti – vzor (Word)

V jakých případech souhlas s umístěním sídla (například souhlas s umístěním sídla OSVČ) je, respektive není potřeba, je možné zjistit v následujících odstavcích.

Proč je potřeba souhlas vlastníka s umístěním sídla společnosti?

V závislosti na provozovně vlastníka nemovitosti se mohou kroky nutné k získání jeho souhlasu vlastníka s umístěním sídla společnosti značně lišit. To platí zejména v případě, že vlastník sídlí v jiné zemi nebo jurisdikci než daná společnost.

V závislosti na povaze projektu může být pro získání souhlasu vlastníka s umístěním sídla společnosti nutné dodržet určité zákony. To může být zvláště důležité, pokud projekt zahrnuje práce na veřejném pozemku. V některých případech může být před zahájením projektu vyžadován souhlas místní samosprávy i vlastníka nemovitosti.

Pro získání souhlasu vlastníka nemovitosti s umístěním sídla společnosti je zásadní uzavřít jasnou a vzájemně výhodnou dohodu mezi oběma stranami. Ta by měla zahrnovat důkladné porozumění podmínkám užívání nemovitosti, jakož i případným závazkům nebo povinnostem.

Je také důležité, aby společnost majiteli nemovitosti jasně vysvětlila projekt a případné změny, které mohou nastat v případě, že mezi stranami vzniknou právní problémy.

V případech, kdy vlastník nemovitosti sídlí v zahraničí, může proces získání jeho souhlasu vyžadovat více papírování a další právní kroky. Například pokud společnost sídlí ve Spojených státech a vlastník nemovitosti má sídlo v Evropské unii, může být společnost povinna vyplnit další dokumenty, aby vyhověla odlišným evropským předpisům týkajícím se užívání nemovitosti.

Celkově je nezbytné, aby všechny strany spolupracovaly a zajistily, že vlastník nemovitosti dá svůj souhlas a bude plně informován o všech relevantních podrobnostech týkajících se projektu. Pokud se to provede správně, zajistí to všem stranám klid a průběh projektu bez zbytečných komplikací. Díky tomu bude moci společnost s jistotou pokročit a zajistit si umístění svého nového sídla.

Co je k souhlasu s umístěním sídla společnosti potřeba?

Nezávisle na tom, jestli bude podnikatel zakládat firmu, nebo bude podnikat jako živnostník, musí prokázat, že k užívání sídla je nějaký právní důvod. Výjimku mají OSVČ, kteří mají většinou sídlo v místě svého bydliště. Ti mají výhodu, neboť žádný souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla společnosti není potřeba.

Takový souhlas logicky nepotřebují ani ti, jež přihlašují sídlo firmy v nemovitosti, kterou mají ve vlastnictví.

Tento právní důvod se prokazuje právě souhlasem vlastníka nemovitosti s umístěním sídla společnosti. Takový dokument nesmí být starší než 3 měsíce a obsahuje následující náležitosti:

• vyjádření souhlasu majitele nemovitosti
• jméno, příjmení, datum narození a bydliště vlastníka nemovitosti, případně jiné osoby oprávněné s nemovitostí nakládat (např. nájemce nebo zmocněnce, například na základě generální plné moci)
• název společnosti, která bude v nemovitosti usídlena
• přesnou adresu daného sídla
• číslo listu vlastnictví k dané nemovitosti včetně informací z katastru nemovitostí (ideálně výpis z katastru)
• úředně ověřený podpis vlastníka či oprávněné osoby

Zapsané sídlo zapisuje do veřejného rejstříku a sídlo se tak stává adresou, která slouží jako kontaktní adresa pro úřady a veškerou korespondenci, týkající se firmy. Je nutné znát rozdíl mezi sídlem a provozovnou. Provozovna je totiž místo, kde přímo dochází k výkonu podnikání. Například sídlo firmy je v Praze, ale provozovna je na malém městě na druhé straně republiky.

V případě lidí podnikajících na základě OSVČ se uvádí sídlo firmy již při zakládání živnostenského listu. Často je tato adresa sídla shodná s trvalou adresou podnikatele a rovněž slouží jako kontaktní adresa pro úřady i poštu.

Kromě adresy trvalého bydliště může být ale třeba v pronajaté kanceláři nebo bytě, ale i ve virtuálním sídle. Pokud je sídlo OSVČ jinde než na adrese trvalého bydliště, musí být viditelně označeno jménem, příjmením a identifikačním číslem (IČ).

Jak vybrat sídlo společnosti?

Při rozhodování o umístění sídla společnosti je důležité pečlivě zvážit řadu faktorů.

Za prvé, při výběru sídla jsou zásadními faktory poloha a dostupnost zdrojů. Velikost dostupné pracovní síly, životní náklady a dostupná skupina talentů jsou důležité prvky, které je třeba zvážit při rozhodování o správném umístění. Důležité je také zvážit dobu cestování a dojíždění zaměstnanců za prací. Přístup k velkému letišti je také výhodný, pokud společnost často vyžaduje mezinárodní cesty.

Za druhé, společnost musí také zvážit místní daně, licenční zákony a povolení, aby zajistila, že organizace splňuje místní předpisy pro své odvětví. Kromě toho je třeba určit digitální infrastrukturu potenciálního místa, aby bylo jisté, že vyhovuje potřebám organizace.

Zatřetí může být pro společnost výhodné zvážit místní pobídky, jako jsou státní nebo městské daňové úlevy, které mohou snížit náklady na podnikání.

Začtvrté, při zvažování sídla je třeba vzít v úvahu zdravotní nezávadnost a bezpečnost dostupných zdrojů. Je třeba posoudit kvalitu ovzduší, přístup k nemocnicím a potenciální demografická rizika.

Virtuální sídlo společnosti

V současné době je také možnost zaplatit si virtuální sídlo společnosti. To je sídlo, na kterém fyzicky ve skutečnosti nikdo nesídlí. Takové virtuální sídlo není nijak ošetřeno zákonem a řídí se obecnou zákonnou úpravou v občanském zákoníku.

Takové sídlo je rovněž standardně zapsané ve veřejném rejstříku. Majitel firmy platí měsíční nebo roční poplatek za to, že adresu sídla využívá k zápisu do obchodního rejstříku ale adresu fakticky nikdo nenavštěvuje ani nevyužívá. Na jedné adrese tak může mít sídlo nekonečno firem. Podle občanského zákoníku není takové jednání nezákonné.

Majitel firmy, který využívá virtuální sídlo může také si také často připlácí za přeposílání korespondence z adresy virtuálního sídla na jinou adresu. Taková služba stojí v řádech tisíců korun ročně. Korespondence, která dorazí na adresu virtuálního sídla se pak v určených časových intervalech přeposílá majiteli firmy nebo společnosti na adresu, kterou si určí. Většinou jednou za měsíc.

Výhody virtuálního sídla společnosti

V moderním podnikatelském světě může být zřízení virtuálního sídla společnosti nesmírně výhodné. Mnoho společností stále častěji využívá praxi vytváření virtuálních sídel společností neboli sídel, která nejsou umístěna ve fyzických kancelářích. Vybudování a správa virtuálního sídla přináší poměrně mnoho výhod, včetně finančních úspor, pohodlí, větší mobility zaměstnanců a větší flexibility práce.

Finanční úspory patří mezi nejpřínosnější aspekty virtuálního sídla společnosti. Virtuální společnosti se obecně nemusí starat o náklady spojené s fyzickou infrastrukturou, jako jsou náklady spojené s pronájmem kancelářských prostor nebo s nákupem pozemku a stavbou budovy sídla. To nejenže šetří peníze na počátku, ale často může vést k dlouhodobým úsporám díky tomu, že není třeba platit nájemné nebo účty za údržbu fyzické struktury.

Další významnou výhodou virtuálního sídla společnosti je pohodlí. Virtuální sídla jsou schopna obsáhnout více míst, což umožňuje snadný přístup na vzdálené trhy. To je výhodné zejména pro větší společnosti s působností ve více zemích. Navíc lze virtuální sídlo navrhnout a spravovat zcela online, což zjednodušuje proces údržby a správy sídla.

V neposlední řadě virtuální ústředí nabízí možnost lepší flexibility práce. Možnosti práce na dálku jsou mezi zaměstnanci stále oblíbenější a virtuální ústředí umožňuje více příležitostí pro tento druh práce. To podporuje spokojenost zaměstnanců a zároveň zvyšuje celkovou efektivitu provozu.

Virtuální sídlo společnosti má i své nevýhody. Za prvé je většinou potřeba větších investic do komunikačních technologií, neboť zaměstnanci, jež pracují na dálku, musí komunikovat zejména přes počítač. Další nevýhodou může být demotivace zaměstnanců, která pramení z pracoviště odloučeného od lidí, tedy kvůli absenci fyzických kancelářských prostor.

Taktéž nelze zcela dokonale kontrolovat pracovní činnost zaměstnanců, což může opět vést k demotivaci zaměstnanců podávat dobré pracovní výkony.